Setelah sekian lama saya menggunakan Microsoft Excel, kadang file yang saya gunakan memiliki beberapa data dengan nama yang sama didalamnya. Dimana dari kumpulan data-data tersebut perlu adanya perhatian khusus dalam hal nilai yang ada. Apakah bisa berbentuk stok barang, nama barang, nama buyer atau nilai dari data itu sendiri.
3 Cara menganalisa kumpulan data pada Microsoft Excel :
1. Menggunakan fungsi Pivot Table
Fungsi Pivot Table saya gunakan untuk menganalisa suatu kumpulan data, dengan jumlah data dalam tabel yang disajikan berjumlah lebih dari 300 baris. Namun dalam menggunakan fungsi pivot table ini data yang ada harus memiliki sumber data yang valid. Dalam arti valid disini adalah dalam hal penginputan data tidak boleh berbeda dalam hal keterangan. Misalkan dalam hal nama tidak boleh berbeda jika nama tersebut merujuk pada satu nama. Misalkan kita akan menyebutkan nama Buyer A, maka disaat anda menginput kembali dengan nama Buyer A maka tidak boleh memasukan nama Buyer A atau BuyerA. Dengan kondisi ini dimana salah satu menggunakan 2 spasi dan yang satu tanpa spasi, maka pivot table akan mengidentifikasi adanya 3 nama yaitu Buyer A, Buyer A dan BuyerA. Untuk lebih jelasnya anda dapat membaca pada posting saya sebelumnya yaitu : "Mengatasi Hasil Pivot yang Berbeda"
2. Menggunakan fungsi Filter Data
Fungsi ini saya gunakan jika microsoft excel yang saya gunakan versi 2010 ke atas. Karena dengan versi tersebut, saya akan lebih mudah melakukan filter data. Saya cukup mengetikan data yang ingin saya cari pada kolom filter dan secara otomatis akan menampilkan semua data dengan kata kunci yang dimasukkan dalam kolom filter. Kelemahan dari fungsi filter ini sama halnya dengan Pivot Table, dimana jika data / keterangan tidak memiliki nama yang sama maka semua data akan ditampilkan saat saya memasukan suatu kata tertentu. Hal ini dapat dilihat pada gambar berikut :
Jika kita masukan kata Buy maka akan menampilkan semua kata yang memiliki huruf B u y. Jadi disini perlu adanya komprehensif kita dalam memasukan kata kunci.
3. Menggunakan Watch Window
Fungsi Watch Window baru-baru ini saya coba dengan daftar table dengan skala yang lebih kecil, dimana cara ini lebih menekankan pada suatu file, sheet, cell, dan formula yang akan kita tandai. Jadi dengan kata lain jika dalam suatu tabel baik dalam sheet yang berbeda dan ingin memberikan perhatian khusus pada data tersebut, maka anda dapat mamasukan datanya ke dalam Watch Window.
Misalkan saya mempunyai table dibawah ini :
a. Sorot tabel dari No sampai dengan Total Harga lalu masuk ke menu Data - Filter
b. Tempatkan kursor pada Heading "Buyer"
c. Klik panah segitiga panah terbalik tersebut, lalu Pilih Sort A to Z sehingga akan menghasilkan posisi nama Buyer secara berurutan.
d. Lalu sorot dari tgl 15-08-17 sampai dengan 100.305.000.
Hal ini jika anda ingin memasukan data-data tersebut ke dalam Watch Windows.
Jika hanya cell tertentu saja, maka anda dapat memilih cell tertentu saja dengan cara menahan tombol Ctrl keyboard anda lalu pilih cell cell yang anda inginkan dengan mouse / trackpad anda.
e. Setelah terpilih cell yang anda inginkan, pilih bagian icon Add Watch - lalu pilih add kembali seperti yang ditunjukan pada panah merah. Dari langkah tersebut akan menghasilkan daftar pada Watch Window seperti yang saya beri tanda kotak merah.
Setelah daftar masuk ke dalam watch windows maka, anda cukup membuka watch window dan arahkan panah mouse anda ke daftar yang ada di dalam watch window maka cursor akan secara otomatis menuju cell yang ada.
Watch window ini juga bisa diterapkan pada file yang memiliki banyak sheet.
Itulah tiga cara dalam menganalisa kumpulan data-data yang ada dalam sebuah tabel, semoga dapat bermanfaat bagi anda.